送別会開催案内の書き方と例文集【テンプレート付き】

送別会は、退職や異動する方に感謝の気持ちを伝える大切な場です。

その最初のステップとなるのが、案内文の作成です。

正確な情報に加えて、温かい言葉を添えることで、読む人の心に残る案内文になります。

この記事では、「送別会 開催案内 例文」をテーマに、対面・オンライン・ハイブリッドなどさまざまな形式に対応した最新テンプレートを紹介します。

さらに、文面づくりで失敗しないためのコツやチェックリストも掲載。

この記事を読めば、誰でも安心して感謝の気持ちを伝えられる送別会案内文を作成できるようになります。

送別会開催案内とは？まず知っておくべき基本

送別会開催案内は、単なるお知らせ文ではなく、職場の仲間に感謝を伝え、温かい雰囲気を共有するための大切なメッセージです。

ここでは、案内文が果たす役割や、意識しておくべき基本要素について解説します。

送別会案内文の目的と役割を理解しよう

送別会の案内文には、主役となる方への感謝の気持ちを伝えると同時に、参加者全員が安心して参加できるよう情報を整理するという役割があります。

「いつ・どこで・どのような目的で行うか」を簡潔に伝えることが、案内文の第一歩です。

また、文章のトーンは柔らかく、読みやすい表現を心がけると印象が良くなります。

目的	ポイント
日時・会場の周知	参加者が迷わず行動できるように記載
主旨の共有	送別の意図や感謝の言葉を添える
参加確認	参加・不参加を明確にしてもらう

案内文が「ただの連絡」ではなく「感謝を伝える場」になる理由

形式的な連絡文だけでは、受け取る人の心には残りにくいものです。

少しの言葉であっても、主役への感謝や応援の気持ちを添えることで、案内文に温かみが生まれます。

たとえば、「これまでお世話になった〇〇さんを囲みながら」といった一文を入れるだけで、雰囲気がぐっと柔らかくなります。

送別会開催案内は“伝達文”ではなく、“感謝の橋渡し”であるという意識を持つことが、良い文面づくりの基本です。

送別会開催案内の最新トレンド2025

ここ数年で、送別会の形は大きく変化しています。

近年は働き方や環境の多様化により、案内文にも柔軟な対応が求められています。

この章では、2025年時点での最新の送別会開催スタイルを整理し、それぞれに合った案内文の書き方のポイントを紹介します。

対面型送別会の主流スタイルと注意点

対面で行う送別会は、直接顔を合わせて言葉を交わせる点が魅力です。

ただし、会場選びや時間設定など、参加者の負担を考慮することが重要です。

送別会の案内文では、「アクセスしやすい会場」「明確な終了時間」の記載が信頼感を高めます。

項目	記載ポイント
開催日	曜日を含めて書く（例：10月15日（水））
場所	建物名と住所を正確に記載する
時間	開始・終了時刻の両方を明示する

また、近年では「短時間開催」や「少人数での開催」など、柔軟な形が増えています。

案内文では「気軽にご参加ください」といった柔らかい表現を加えると、参加しやすい印象になります。

オンライン送別会の案内に必要な3つの要素

リモートワークが広がったことで、オンラインで送別会を開くケースも一般的になりました。

オンライン開催の案内文で最も重要なのは、「参加方法の明記」「必要機材の説明」「開始時刻の厳守」です。

項目	記載内容
使用ツール	例：Zoom、Microsoft Teamsなど
接続情報	URLとパスワードを正確に記載
開始前の注意	「開始5分前に入室をお願いします」など

特に、オンラインが初めての方もいる場合は、「クリック一つで参加できる」「アプリ不要」など、安心感を与える言葉を添えると親切です。

ハイブリッド型送別会のスマートな伝え方

現地参加とオンライン参加を併用する「ハイブリッド型」も増加傾向です。

この形式では、案内文に両方の参加方法を明確に分けて記載することが重要です。

参加方法	記載例
現地参加者向け	集合場所・集合時間・会場の地図リンク
オンライン参加者向け	URL・アクセス手順・開始時刻

文中では「どちらの形式でもご参加いただけます」と添えることで、読者が安心して選択できます。

柔軟さと分かりやすさの両立が、ハイブリッド案内文の最大のポイントです。

失敗しない送別会開催案内の作り方

送別会開催案内を作る際に大切なのは、「誰にでも分かりやすく」「温かさの伝わる」文章にすることです。

この章では、基本構成から、返信が集まりやすい書き方、そして読み手の心に響く表現まで、具体的な方法を紹介します。

案内文の基本構成（日時・会場・会費・主旨）

まずは、どの形式の送別会でも共通する案内文の基本構成を押さえましょう。

案内文は「5つの柱」で成り立っています。

項目	内容
① 日時	曜日も入れて明確に記載
② 会場またはURL	現地かオンラインかを明記し、詳細情報を添える
③ 会費・負担	不要な場合も「会費なし」と書くことで安心感を与える
④ 主旨	送別の目的や感謝の気持ちを一文で伝える
⑤ 参加確認	回答期限と方法を明記（例：メール・フォームなど）

この基本構成を意識することで、参加者にとって必要な情報がすぐに理解できる案内文になります。

返信が集まりやすい書き方のコツ

送別会の出欠を取る際は、できるだけ返信しやすい仕組みを整えることが大切です。

たとえば、以下のような工夫を取り入れると、返信率が上がります。

• メールやチャットで「返信テンプレート」を添える
• 期限を「◯月◯日（曜日）」までと具体的に書く
• 曖昧な表現を避けて、明確な依頼文にする

返信テンプレートの例：

———
件名：送別会へのご参加について
本文：
① 参加します
② 不参加です
———

このように選択式で記載しておくと、参加者が迷わず回答できます。

文章に温かみを出す表現テクニック

送別会の案内文を印象的にするためには、形式的な文面に少し“人の気配”を加えることが大切です。

感謝・応援・労いの3つの要素を意識しましょう。

要素	表現例
感謝	「これまで多くのサポートをいただきました」
応援	「新しい環境でのご活躍を心よりお祈りしています」
労い	「長年のご尽力に感謝申し上げます」

これらの一文を加えるだけで、案内文が温かくなり、主役への敬意が自然に伝わります。

ビジネス文章でありながら“心の通う文面”に仕上げることが、良い送別会案内の秘訣です。

送別会開催案内の例文集【完全保存版】

ここでは、実際にそのまま使える送別会開催案内の例文を紹介します。

形式別（対面・オンライン・ハイブリッド・社内ツール用）に分けているので、目的に合わせて選んでください。

どの例文も、主役への感謝を自然に伝えられるよう構成されています。

対面開催の例文（退職・異動それぞれのパターン）

退職される方への送別会案内文

各位

このたび〇〇さんが退職されることとなりました。

これまでのご活躍に感謝の気持ちを込め、ささやかな送別の集まりを開催いたします。

皆さまお誘い合わせのうえ、ご参加ください。

開催日	10月15日（水）17:00〜18:30
会場	社内カンファレンスルームA
参加費	なし
回答期限	10月8日（火）まで

ご参加の可否をメールまたはフォームでお知らせください。

皆さまのご参加をお待ちしております。

異動される方への送別会案内文

各位

〇〇さんが△△部への異動となりました。

新しい環境でのご活躍を願い、感謝の気持ちを込めた送別の集まりを企画しています。

日時	10月22日（火）16:00〜17:30
会場	本社会議室B
参加費	なし
出欠確認	10月15日までにご返信ください

オンライン開催の例文（Zoom・Teams対応）

各位

〇〇さんの退職にあたり、オンラインでの送別の会を開催いたします。

全国の皆さまにご参加いただけるよう、ビデオ通話形式で実施いたします。

開催日	10月20日（金）17:00〜18:00
ツール	Microsoft Teams
参加リンク	https://example.com/meeting
回答期限	10月15日（月）まで

ご都合のつく方は、ぜひご参加ください。

ハイブリッド開催の例文（現地＋リモート併用）

各位

〇〇さんの異動に伴い、現地とオンラインを併用した送別会を開催いたします。

お手元の環境に合わせて、ご都合の良い形でご参加ください。

日程	10月25日（金）17:00〜18:30
現地会場	本社多目的ルーム
オンラインURL	https://example.com/link
回答期限	10月18日（金）まで

現地・オンラインどちらの形式でも歓迎いたします。

ご希望の参加形式を忘れずにご記入ください。

社内メール・LINE・チャットワーク用テンプレート

社内メールで使える短文例：

件名：【送別のご案内】〇〇さんを囲む集まりについて

本文：
〇〇さんの異動に伴い、送別の集まりを開催します。
詳細は以下の通りです。
日時：10月15日（火）16:00〜17:30
場所：会議室A
参加をご希望の方は、10月10日までに返信をお願いします。

チャット用短文例：

〇〇さんの送別の会を10/15（火）16時から会議室Aで開催します。
参加できる方はこのスレッドでお知らせください。

短文でも「目的・日時・方法」の3点を押さえれば十分伝わります。

案内文を作るときの注意点＆チェックリスト

送別会開催案内を作成する際は、誤字脱字だけでなく、表現や内容のバランスにも注意が必要です。

この章では、主役への敬意を欠かさず、全員に伝わりやすい文面を作るためのポイントを整理します。

主役への敬意を欠かない言葉選び

送別会案内文では、主役に対する敬意を自然に表現することが大切です。

言葉遣いが丁寧であるほど、案内全体の印象が引き締まります。

避けたい表現	おすすめの言い換え
「〇〇さんが抜けることになりました」	「〇〇さんが新しい道へ進まれることとなりました」
「送別会をやります」	「感謝の気持ちを込めた集まりを開催いたします」
「お疲れさまでした！」	「これまでのご尽力に心より感謝申し上げます」

送別会案内文では「感謝」「応援」「尊敬」の要素を自然に盛り込みましょう。

また、主役が上司や先輩の場合は、「長年のご指導に感謝申し上げます」といった表現が適しています。

締め切り・会費・URL記載ミスの防止策

案内文で最も多いミスは、「日付・金額・URL」などの誤記です。

特に複数の媒体（メール・掲示板など）で案内する場合は、コピーミスが起きやすくなります。

そこで、作成後は以下のようなチェックリストで最終確認を行いましょう。

チェック項目	確認ポイント
日時	曜日を含めて正しいか
会場	正式名称・部屋番号まで記載されているか
URL	リンク切れや誤記がないか
回答期限	現実的な日数を設けているか
主役の氏名	正式表記・敬称が正しいか

送信前のダブルチェックが、信頼性を守る最大のポイントです。

読んだ人が「参加したくなる」文面の仕掛け

最後に、案内文を「読んで終わり」にしないための工夫を紹介します。

案内文の目的は、単に情報を伝えることではなく、「参加してみよう」と思ってもらうことです。

そのためには、文面の中に少しだけ“人の温度”を加えましょう。

• 「〇〇さんとの思い出を語るひとときにできればと思います」
• 「短い時間ですが、感謝を伝える場にしたいと思います」
• 「ご多忙とは存じますが、ご参加いただければ幸いです」

これらの一文を加えるだけで、形式的な案内文から一歩抜け出せます。

読者の心を動かすのは“情報”ではなく“想い”です。

まとめ｜心に残る送別会開催案内を作るために

送別会開催案内は、単に日時を伝えるだけの文章ではありません。

「情報」と「想い」を両立させることが、良い案内文を作る最大のポイントです。

これまで解説してきたように、案内文は以下の3つの柱を意識して作成すると、自然と伝わる文面になります。

要素	意識するポイント
① 情報の正確さ	日時・会場・URLなど、誤りなく明記する
② 敬意と感謝	主役への感謝や応援の言葉を必ず入れる
③ 読みやすさ	箇条書きや改行を適度に使い、見やすく整える

また、読者に「参加してみよう」と思ってもらうためには、堅すぎない言葉選びも大切です。

たとえば、「お気軽にご参加ください」「短い時間ですが感謝を伝える場にできればと思います」といったフレーズは、心地よい印象を与えます。

形式を整えるだけでは、人の心は動きません。

相手への思いやりを文章に込めることで、送別会の雰囲気そのものが変わります。

あなたの案内文が、読む人の心を温かくする一通になりますように。