休暇連絡メールの正しい書き方！上司・同僚・取引先別の例文＆マナー

仕事をしていると、予定外の用事や計画的な休みなどで、休暇を取る場面があります。

そんなときに欠かせないのが「休暇連絡メール」です。

しかし、どんな件名にすれば良いのか、どのタイミングで送るのが適切なのか迷う方も多いのではないでしょうか。

この記事では、上司・同僚・取引先といった相手別に使える休暇連絡メールの例文を多数紹介します。

さらに、印象を良くする書き方や基本マナーも解説。

この記事を読めば、どんなシーンでも失礼なく伝えられる「完璧な休暇連絡メール」が書けるようになります。

休暇連絡メールとは？目的と使うべきシーンを理解しよう
休暇連絡メールの基本マナーと書き方
上司に送る休暇連絡メールの例文集
同僚に送る休暇連絡メールの例文集
取引先に送る休暇連絡メールの例文集
休暇連絡メールの印象を良くする書き方テクニック
まとめ｜好印象で休むためのメールマナーを身につけよう

休暇連絡メールとは？目的と使うべきシーンを理解しよう

この章では、休暇連絡メールの基本的な意味と目的、そしてどんな場面で使うべきかを整理していきます。

休暇の連絡は、ただ「休みます」と伝えるだけではなく、チームや取引先との信頼を保つための大切なビジネスマナーです。

そもそも休暇連絡メールとは何か

休暇連絡メールとは、自分が休む予定や当日の不在を、関係者に正式に知らせるための連絡手段です。

内容には、休む日時や理由、そして代わりの対応者や引き継ぎ内容などを明確に書くのが基本です。

このメールの目的は、周囲の業務を滞らせず、安心して自分の休暇を取ることにあります。

目的	説明
予定の共有	上司・同僚・取引先に不在期間を伝える。
業務の引き継ぎ	担当案件や進行中のタスクを他の人に任せる。
誤解防止	「連絡がない＝無断欠勤」という誤解を避ける。

電話・チャット・メールの使い分け方

職場によっては、メール以外の手段を使うケースもあります。

たとえば、急な休みの場合は電話を優先し、メールは「記録を残す」目的で補足として送るのが一般的です。

一方で、有給休暇など事前に分かっている休みは、メールでの正式な申請・報告が望ましいです。

連絡手段	適したシーン
電話	当日や急な不在時
メール	事前の申請や予定休暇
チャット	補足連絡やチーム内共有

メールで伝える際の基本構成と心構え

休暇連絡メールを書くときは、以下の3つの構成を意識すると読みやすくなります。

① 件名で「休暇」「欠勤」など要件を明確にする。

② 本文で日時・理由・引き継ぎ内容を簡潔に伝える。

③ 最後に感謝や配慮の一文を添える。

形式だけでなく、相手への思いやりが伝わる文面を心がけましょう。

構成	ポイント
件名	一目で内容がわかるように具体的に書く。
本文	必要な情報を簡潔・丁寧にまとめる。
締め	「ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」などで締める。

休暇連絡メールは、単なる報告ではなく「信頼を維持するためのコミュニケーション」です。

その意識を持つだけで、相手の印象が大きく変わります。

休暇連絡メールの基本マナーと書き方

この章では、休暇連絡メールを書くときに押さえておくべき基本マナーや、誰にでも使える書き方のコツを紹介します。

相手にスムーズに理解してもらうためには、「タイミング」「件名」「本文の構成」の3つを意識することが大切です。

送るタイミングと連絡先の優先順位

まず、休暇の連絡は「早め・丁寧・正確」に行うのが鉄則です。

事前に予定している有給休暇の場合は、少なくとも1週間前には上司へメールで伝えるようにしましょう。

当日になって急に休む場合でも、まずは上司に電話で伝え、続いてメールで詳細を送ると誠実な印象になります。

連絡の種類	送信のタイミング	優先連絡先
有給休暇（事前）	1週間前〜3日前	上司 → チーム
急な不在（当日）	始業前まで	上司 → 同僚
長期休暇（計画的）	2週間前以上	上司 → 取引先

早めの連絡は、チーム全体の予定を円滑に保つためのマナーでもあります。

件名テンプレート10選（目的別）

件名は、メールの印象を決める重要なポイントです。

相手が受信トレイを見ただけで内容を把握できるよう、シンプルでわかりやすい表現を使いましょう。

目的	件名テンプレート
有給休暇	有給休暇取得のご連絡（〇月〇日）
休暇相談	休暇取得のご相談（〇月〇日予定）
体調不良	本日の欠勤のご連絡
家庭の事情	私用による休暇のご連絡（〇月〇日）
出張後の休暇	出張後の休暇取得について
長期不在	不在予定のご案内（〇月〇日〜〇月〇日）
代理担当	休暇中の担当変更について
直前連絡	明日の業務対応について（不在予定）
復帰連絡	出勤再開のご報告
再送	再送：休暇予定のご連絡

件名に「休暇」「欠勤」「不在」などのキーワードを含めると、相手に一瞬で内容が伝わります。

本文の構成とフレーズ集

本文は、「要件を簡潔に、しかし丁寧に」が基本です。

次の3つの要素を含めることで、読みやすく誠実な印象を与えられます。

要素	説明	例文フレーズ
① 日時	いつ休むのかを明確に伝える。	〇月〇日（金）に休暇を取得させていただきます。
② 理由	簡潔に伝える（詳細すぎない）。	私用のため／所用のため／体調がすぐれないため
③ フォロー	業務に支障がないよう配慮を伝える。	必要な資料は共有フォルダに格納しております。

この3点が揃えば、誰が読んでも分かりやすいビジネスメールになります。

【フル例文】有給休暇・体調不良・家庭都合それぞれの文面

ここでは、すぐに使えるフルバージョンの例文を3種類紹介します。

① 有給休暇（事前連絡）

件名：有給休暇取得のご連絡（3月15日）

〇〇部〇〇課の△△です。

3月15日（金）に私用のため、有給休暇を取得させていただきたくご連絡いたしました。

業務に支障が出ないよう、前日までに案件を整理し、関連資料は〇〇さんへ引き継ぎ済みです。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

② 当日欠勤（体調不良）

件名：本日の欠勤のご連絡

おはようございます。〇〇部の△△です。

今朝から体調がすぐれず、本日はお休みをいただきたくご連絡いたしました。

担当業務については、〇〇さんに共有済みです。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

③ 家庭の事情による休暇

件名：私用による休暇のご連絡（4月10日）

〇〇部〇〇課の△△です。

4月10日（水）は所用のため、1日休暇を取得させていただきたくご連絡申し上げます。

当日の対応が必要な件については、〇〇さんが担当いたします。

ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

どのパターンでも「感謝」と「配慮」を添えることで、好印象な休暇連絡になります。

上司に送る休暇連絡メールの例文集

この章では、上司に送る休暇連絡メールの正しい書き方と、すぐに使える例文を紹介します。

上司へのメールは、他の相手よりも丁寧で明確な内容にすることが大切です。

【事前申請】有給休暇を取りたいときの例文（フォロー説明付き）

事前に有給を申請するときは、「日程」「理由」「引き継ぎ内容」の3点を明確に伝えると安心感を与えられます。

フル例文：

件名：有給休暇取得のご相談（3月15日）

〇〇部〇〇課の△△です。

3月15日（金）に私用のため、有給休暇を取得させていただきたくご連絡申し上げます。

現在進行中の案件については、3月14日までに対応を完了し、関連資料は〇〇さんへ引き継ぎ予定です。

ご確認のうえ、問題がなければ申請を進めさせていただきます。

どうぞよろしくお願いいたします。

ポイント	解説
日程を明示	上司がスケジュール調整しやすくなる。
引き継ぎを明記	責任感のある印象を与える。
丁寧な締め	上司への敬意を自然に表せる。

申請型メールでは「相談」という言葉を使うと柔らかく、上司に配慮した印象になります。

【当日連絡】体調不良で欠勤するときの例文（電話併用パターン）

急な休みを取る場合は、まず電話で伝え、その後にメールを送って記録を残すのが理想的です。

フル例文：

件名：本日の欠勤のご連絡

おはようございます。〇〇部の△△です。

今朝から体調がすぐれないため、本日はお休みをいただきたくご連絡いたしました。

先ほどお電話でもお伝えしましたが、担当業務については〇〇さんに共有済みです。

急なご連絡となり申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

ポイント	解説
電話との併用	誠実で信頼感のある印象を与える。
業務引き継ぎの明示	上司が状況を把握しやすい。
謝罪の一文	ビジネスマナーとして丁寧。

急な欠勤時も「一報＋詳細メール」を忘れずに送ると信頼を損ねません。

【長期休暇】連休前後に休むときのスマートな申請例文

連休前後の休暇は業務調整が必要になるため、早めに伝えることがポイントです。

フル例文：

件名：休暇取得のご相談（5月7日）

〇〇部〇〇課の△△です。

5月7日（火）に私用のため休暇を取得させていただきたくご相談申し上げます。

連休明けとなるため、案件整理を前倒しで進め、チームへの共有も前日までに完了させます。

ご迷惑をおかけしないよう調整いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。

ポイント	解説
相談の形にする	一方的ではなく、協調的な印象を与える。
フォローを明記	休暇前後の配慮を伝えられる。
早期連絡	上司が安心して承認しやすい。

上司宛ての休暇連絡メールは「信頼」と「配慮」を示す絶好のチャンスです。

丁寧さと誠実さを意識すれば、気持ちよく休みを取ることができます。

同僚に送る休暇連絡メールの例文集

この章では、同僚に送る休暇連絡メールの書き方と例文を紹介します。

上司宛てほどかしこまる必要はありませんが、丁寧さと配慮のある文面を心がけることがポイントです。

【事前連絡】チーム作業中に有給を取るときの例文

チームで進めている業務がある場合は、自分の不在による影響を最小限に抑える意識が大切です。

共有フォルダや進捗表などを活用して、事前に準備しておくとスムーズです。

フル例文：

件名：3月15日（金）休暇のご連絡

お疲れさまです。△△です。

3月15日（金）は私用のため、お休みをいただきます。

進行中の案件については、前日までにデータを共有フォルダにアップしておきます。

急ぎの件があれば〇〇さんにご確認ください。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いします。

ポイント	解説
要点を簡潔に	同僚へのメールでは短く伝える方がスマート。
協力姿勢	他メンバーへの配慮が伝わる。
共有フォルダ	事前準備で信頼を得られる。

同僚には「報告＋配慮＋共有」が3つの基本です。

【当日報告】体調不良で当日休むときの例文

突然休む場合でも、チームが動けるように最低限の情報を伝えましょう。

一言でも「対応済み」と書くだけで安心感を与えられます。

フル例文：

件名：本日休暇をいただきます

お疲れさまです。△△です。

今朝から体調がすぐれず、本日はお休みをいただきます。

担当案件については、〇〇さんに引き継いでいます。

急ぎの件があれば、〇〇さんへご連絡ください。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いします。

ポイント	解説
簡潔に要件だけ	業務に支障を出さないための最低限の情報。
引き継ぎを明記	「放置ではない」と伝えることが大切。
感謝・謝意	一言添えるだけで印象が柔らかくなる。

「ご迷惑をおかけしますが」という一文は、チームワークを保つ魔法の言葉です。

【共有連絡】タスク引き継ぎを伝える文面＋フォルダ共有文例

休暇前にタスクを共有する場合は、具体的なファイル名や場所を明記しておくと親切です。

曖昧な表現を避け、誰が見ても分かる内容にしましょう。

フル例文：

件名：休暇に伴うタスク共有のご連絡

お疲れさまです。△△です。

明日3月15日（金）はお休みをいただきます。

現在対応中の「〇〇プロジェクト」に関する資料は、社内共有フォルダの「Projects＞2026＞〇〇」にアップしました。

念のため、進捗一覧も更新済みです。

ご確認をお願いいたします。

ポイント	解説
フォルダ名を具体的に	すぐアクセスできるようにする。
タスク名を明示	曖昧さをなくすことで信頼感アップ。
柔らかい締め	同僚にはフレンドリーなトーンが自然。

同僚宛てのメールは、「手間をかけさせない工夫」が最大のマナーです。

短くても誠実に伝えることで、休暇中もチームの信頼関係を保てます。

取引先に送る休暇連絡メールの例文集

この章では、社外の取引先に送る休暇連絡メールの書き方と例文を紹介します。

社外への連絡では、社内向けよりも一段丁寧な言葉遣いと、代替対応の案内を入れるのがマナーです。

【事前通知】不在予定日の案内と代替担当者の紹介

事前に休暇が決まっている場合は、少なくとも数日前に連絡するのが理想的です。

担当変更や代替対応者の情報を明記すると、相手も安心してやり取りを続けられます。

フル例文：

件名：〇月〇日の業務対応について（不在予定）

〇〇株式会社
〇〇部〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。

恐れ入りますが、〇月〇日（〇）は私用のため休暇をいただく予定です。

当日のご連絡やご対応につきましては、同部署の〇〇（メール：〇〇@△△.co.jp）が担当いたします。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ポイント	解説
宛名を明記	社外メールでは敬称と部署名を忘れずに。
担当者情報	代替対応者の連絡先を記載して安心感を与える。
丁寧な締め	「何卒よろしくお願い申し上げます」で誠実な印象に。

社外への連絡では「担当の引き継ぎ」と「お詫び」を忘れずに添えましょう。

【直前連絡】急な所用で不在になる場合の例文

やむを得ず前日に連絡する場合は、迅速かつ丁寧な対応が求められます。

短くても構いませんが、「急なご連絡で恐縮ですが」といった一文を必ず入れましょう。

フル例文：

件名：明日のご連絡について（不在のご案内）

〇〇株式会社
〇〇部〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

急なご連絡となり恐縮ですが、明日〇月〇日（〇）は所用のため終日不在となります。

当日のご連絡につきましては、〇〇（メール：〇〇@△△.co.jp）が対応いたします。

ご不便をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

ポイント	解説
急な連絡の謝意	「恐縮ですが」の一言で印象が和らぐ。
対応者明示	相手に行き違いを防げる。
結びの挨拶	柔らかく誠実な印象を残す。

急な休暇でも「代替担当の明記」と「お詫び」で誠実さを伝えましょう。

【再開連絡】休暇明けのご挨拶・お詫びメール例文

休暇明けに取引先と再びやり取りを始める際は、一言お詫びと感謝を伝えると印象が良くなります。

特にメールの返信が遅れた場合などは、早めのフォローが信頼につながります。

フル例文：

件名：不在期間中のご連絡について（ご返信）

〇〇株式会社
〇〇部〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

〇月〇日〜〇月〇日の間、休暇をいただいておりご連絡が遅くなりましたことをお詫び申し上げます。

ご対応いただいていた件について、内容を確認のうえ、本日中にご返信いたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

ポイント	解説
お詫びを先に	誠実な印象を与える定型構成。
対応予定を明記	相手の安心感を高める。
簡潔な結び	長文よりも要点が伝わる。

社外メールでは「信頼」と「スピード感」を両立させるのが鍵です。

フォローの一言が、相手との関係をより良いものにしてくれます。

休暇連絡メールの印象を良くする書き方テクニック

この章では、単に正しく書くだけでなく、相手に「感じがいい」と思ってもらえる休暇連絡メールのコツを紹介します。

少しの言葉遣いの工夫や配慮の表現で、印象は大きく変わります。

感謝・配慮を自然に伝えるひとこと集

メールの最後に、感謝や気遣いの言葉を添えることで、やわらかく丁寧な印象を与えられます。

短い一文でも誠実さが伝わるため、ぜひ取り入れましょう。

目的	使えるフレーズ例
感謝を伝える	・ご理解いただきありがとうございます。・ご対応のほど感謝申し上げます。
迷惑をかけるお詫び	・ご迷惑をおかけし申し訳ありません。・ご不便をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
気遣いを添える	・お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。・ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

一言の感謝は、丁寧な文章よりも強く心に残ります。

相手別にフォーマル度を使い分ける表現パターン

相手の立場によって、同じ内容でも使う表現を変えると、自然で好印象になります。

上司・同僚・取引先それぞれに適した表現を覚えておくと便利です。

相手	文体の特徴	例文
上司	敬語を中心に、控えめな表現を使う。	有給休暇を取得させていただきたくご連絡いたしました。
同僚	丁寧だが、柔らかいトーンを意識。	明日はお休みをいただきますね。ご迷惑をおかけします。
取引先	よりフォーマルで誠実な表現を心がける。	恐れ入りますが、〇日は私用のため不在となります。

相手に合わせたトーン調整は、信頼関係を築く基本です。

文章が固すぎても、軽すぎても印象を損ねるため、バランスが大切です。

【実例付き】電話＋メール併用で信頼を高める方法

急な休みを取るときや、重要な案件を抱えている場合は、メールだけでなく電話も併用すると誠実な印象を与えます。

ここでは、電話後に送る補足メールの実例を紹介します。

フル例文：

件名：本日の欠勤について（補足）

〇〇部の△△です。

先ほどお電話にてご報告しました通り、本日は私用のためお休みをいただきます。

担当業務については〇〇さんに引き継ぎ済みです。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

ポイント	解説
電話を先に	重要な連絡は口頭で迅速に伝える。
メールで記録	口頭連絡後に簡潔な文面で補足する。
重複を避ける	電話内容を繰り返すより、補足に徹する。

「電話で伝え、メールで残す」――このひと手間が信頼の積み重ねになります。

誠実な対応は、どんな立場の相手にも好印象を与えます。

まとめ｜好印象で休むためのメールマナーを身につけよう

ここまで、休暇連絡メールのマナーや相手別の例文を紹介してきました。

最後に、記事全体のポイントを整理しておきましょう。

ポイント	要約
1. 早めの連絡	休暇が決まったら、できるだけ早く上司やチームに伝える。
2. 明確な件名	「休暇」「欠勤」「不在」などのキーワードを入れて一目でわかるように。
3. 本文は簡潔に	日時・理由・引き継ぎの3点を端的にまとめる。
4. 相手に合わせた文体	上司・同僚・取引先でフォーマル度を調整する。
5. 感謝と配慮を添える	「ご迷惑をおかけしますが」「ご理解ありがとうございます」を忘れずに。