送別会の日程調整はこれで完璧！上司にも失礼のないメール＆チャット例文集

送別会の幹事を任されると、まず悩むのが「日程調整の連絡、どう書けばいいんだろう？」という点ではないでしょうか。

特に上司や複数の部署が関わる場合、丁寧でわかりやすい連絡文が求められます。

この記事では、そんな不安を解消するために、誰でも使える送別会の日程調整例文を多数紹介。

メール・LINE・Slack・アンケートフォームなど、シーン別のテンプレートを網羅しました。

幹事初心者でも安心して使えるよう、上司に失礼のない表現や、返信率を上げるコツも丁寧に解説しています。

この1記事を読めば、スムーズに日程をまとめられ、参加者全員が気持ちよく送り出せる送別会が実現します。

送別会の日程調整で迷わないための基本ルール

送別会を企画するとき、最初に悩むのが「いつ開催するか」という日程調整ですよね。

ここでは、誰でもスムーズに進められるように、失敗しないための基本ルールを紹介します。

失敗しないための3つのマナー

送別会の日程調整では、相手への配慮が最も重要です。

特に上司や複数部署が関わる場合、連絡の順番や文面次第で印象が変わります。

迷ったら「先に関係者を確認してから候補日を出す」ことが基本です。

マナー項目	ポイント
関係者の優先度	送別対象者・上司・関係部署の予定を先に確認
候補日提示数	3日＋予備1日がベスト
返信期限	2〜3日以内が理想。期限を明示すると返信率が上がる

また、候補日を出す際には「曜日と時間帯」をセットで書くのがポイントです。

例：「3月12日（火）19時ごろ」ではなく「3月12日（火）19時開始予定」とするだけで、相手が予定を組みやすくなります。

返信が集まるタイミングと伝え方のコツ

日程調整の連絡を送るベストタイミングは、平日の午前中または昼休み前後です。

この時間帯は、メールやチャットの確認率が高いため、返信が集まりやすくなります。

伝え方のコツは、「返信しやすい一文を添える」ことです。

たとえば「候補日以外でもご希望があれば教えてください」と添えると、回答が柔らかくなり返信しやすくなります。

調整をスムーズに進めるための事前準備チェックリスト

送別会の準備を始める前に、以下のチェックリストを確認しておきましょう。

項目	確認内容
参加メンバー	送別対象者・直属の上司・同僚・関係部署を整理
開催形式	対面かオンラインかを決めておく
連絡手段	メール・チャット・フォームなど最適な方法を選定
回答期限	無理のない期限を設定（3〜5日が理想）

この準備ができていれば、日程調整の連絡もスムーズに進みます。

つまり、「誰に・いつ・どの方法で伝えるか」を先に決めることが成功の第一歩です。

送別会の日程調整メールの基本構成と書き方

送別会の案内メールは、相手に「丁寧に準備してくれている」と感じてもらうことが大切です。

ここでは、メール作成の基本構成と、すぐに使えるフルバージョン例文を紹介します。

件名・宛名・本文・締めの構成テンプレート

まずは、基本の構成を理解しておきましょう。

送別会メールは「件名」「宛名」「導入」「本文」「締め」「署名」の6ブロック構成が理想です。

項目	内容のポイント
件名	シンプルに用件を明記（例：〇〇さん送別会 日程調整のお願い）
宛名	「各位」「〇〇部の皆さま」など状況に応じて使い分ける
導入	送別対象者への感謝や背景を一文添えると印象が良い
本文	候補日・回答方法・期限を明確に
締め	「ご協力をお願いいたします」など丁寧にまとめる
署名	部署名・名前・連絡先を明記

これらを押さえれば、どんな立場の相手にも失礼なく伝えられます。

【フルバージョン例文①】上司・社内全体向けメール

フォーマルな社内連絡に適した例文です。

丁寧さと明確さを両立する構成になっています。

 件名：〇〇さん送別会 日程調整のお願い 各位 お疲れさまです。総務の〇〇です。 〇〇さんの送別会を企画しております。 つきましては、以下の日程候補からご都合をお知らせください。 【候補日】 ①3月10日（月）17:00〜 ②3月12日（水）17:00〜 ③3月14日（金）17:00〜 回答フォーム（または返信）にてご回答ください。 ＜回答期限：3月5日（水）まで＞ ご協力のほど、よろしくお願いいたします。 ――――――――― 〇〇（部署名） 内線：1234 メール：xxxx@company.jp ―――――――――

ポイント： 候補日・期限・回答手段をすべて明示することで、返信率が大きく向上します。

【フルバージョン例文②】同僚・部署内向けメール

部署内のメンバーなど、比較的近い関係性のグループには、少し柔らかい文面が適しています。

 件名：〇〇さん送別会の日程について 〇〇部 各位 お疲れさまです。〇〇です。 〇〇さんの送別会を計画しています。 下記の候補日でご都合をお聞かせください。 【候補日】 ①3月10日（月）17:00〜 ②3月12日（水）17:00〜 ③3月14日（金）17:00〜 回答期限：3月6日（木）までにご返信ください。 可能な方が多い日で正式に決定します。 ご協力よろしくお願いします。 ――――――――― 〇〇（部署名） ―――――――――

「可能な方が多い日で決定します」と書くことで、参加者の安心感が増します。

【短縮版テンプレート】すぐ送れる日程確認メール

短時間で送信したいときに便利な、シンプル版テンプレートです。

 件名：〇〇さん送別会 日程調整のお願い お疲れさまです。〇〇です。 〇〇さんの送別会の日程について、以下の候補から選んでください。 ①3月10日（月） ②3月12日（水） ③3月14日（金） 3月5日までにご返信ください。 よろしくお願いします。

短いながらも、候補日・期限・目的が明確に伝わる構成です。

特に急ぎの連絡や小規模チームに最適です。

これらのテンプレートを状況に応じて使い分けることで、相手にストレスを与えず、調整を円滑に進めることができます。

丁寧な文面は「気配りのある幹事」という印象を生み出す最初のステップです。

LINEやSlackで使えるカジュアルな日程調整例文集

チームメンバーや気心の知れた仲間との送別会なら、メールよりもチャットツールが便利です。

ここでは、LINEやSlackでそのまま使えるカジュアルな例文を紹介します。

【フルバージョン例文③】若手中心の送別会向けメッセージ

若手中心のチームでは、柔らかい口調で、返信しやすいテンポのメッセージが効果的です。

 お疲れさまです。 〇〇さんの送別会を開きたいと思っています。 下の候補日で予定が合う日を教えてください。 ①3月10日（月）17時〜 ②3月12日（水）17時〜 ③3月14日（金）17時〜 3月5日までにスタンプか返信で教えてもらえると助かります。 日程が決まったらまたお知らせします。

「スタンプか返信でOK」という表現を入れるだけで、心理的ハードルが下がり、返信率が格段に上がります。

【フルバージョン例文④】チームリーダーが送るカジュアル調整文

少しフォーマルさを保ちつつ、気軽な雰囲気を出したいときに使える例文です。

 皆さんお疲れさまです。 〇〇さんの送別会について、下記候補日で調整しています。 ①3月10日（月）17時〜 ②3月12日（水）17時〜 ③3月14日（金）17時〜 ご都合の良い日をリアクションまたは返信でお知らせください。 参加しやすい日程で進めたいと思います。 3月6日までにご回答お願いします。

「リアクションまたは返信で」と添えることで、SlackやTeamsにも自然に使える表現になります。

返信率が上がるスタンプ投票の作り方と例文

LINEやSlackには、スタンプ・絵文字・リアクションなどを使った簡単な投票機能があります。

これを上手に使えば、わざわざフォームを開かなくても意見を集められます。

ツール	おすすめの使い方
LINE	日付ごとに絵文字を設定し、スタンプで回答
Slack	候補日メッセージに「:one:」「:two:」「:three:」などを追加
Teams	投票アプリ「Forms」を使って簡易アンケートを作成

例えばSlackなら、次のように送るとシンプルで分かりやすいです。

 〇〇さんの送別会、下の日程で調整しています。 リアクションで希望日を教えてください。 ①3月10日（月）→ :one: ②3月12日（水）→ :two: ③3月14日（金）→ :three: 3月6日までに反応お願いします。

「選択肢を3つに絞る」のがポイントです。

多すぎると迷って返信が遅れる傾向があります。

チャット連絡のコツは“短く・明るく・具体的”。

同じ内容でも、少しの工夫で返信スピードが大きく変わります。

アンケートフォーム付き調整メッセージ例文集

参加人数が多い場合や、複数部署にまたがる送別会では、アンケートフォームを使うのが便利です。

ここでは、Googleフォームや調整ツールを使うときにぴったりの文面を紹介します。

Googleフォームを添えるときの例文と文面例

Googleフォームは無料で使え、リンクを送るだけで回答を集められるのが魅力です。

「誰でも開ける・集計が簡単・期限が設定できる」という点で、送別会の調整にも最適です。

 件名：〇〇さん送別会 日程調整のお願い（フォーム回答） お疲れさまです。〇〇です。 〇〇さんの送別会について、日程調整フォームを作成しました。 以下のリンクよりご回答ください。 【回答フォーム】https://example.com/form 回答期限：3月6日（木）まで 候補日（参考） ①3月10日（月） ②3月12日（水） ③3月14日（金） 皆さまのご回答をもとに日程を決定します。 ご協力よろしくお願いいたします。

ポイント： フォームのリンクを1行で示すと、スマホでもタップしやすくなります。

また、候補日を文中に書いておくと、回答前に内容を把握しやすくなります。

調整さん・トントンを使う場合の送信メッセージ

「調整さん」や「トントン」は、回答のしやすさが特徴です。

参加可否をボタン1つで送れるため、大人数の調整にも向いています。

ツール名	特徴
調整さん	URLを共有するだけで回答可能。登録不要。
トントン	スマホ操作に特化。デザインが見やすい。
伝助	複数の予定を比較しやすく、チーム向け。

以下は、送信時のメッセージ例です。

 お疲れさまです。〇〇です。 〇〇さんの送別会について、以下のURLで日程調整をしています。 【調整ページ】https://example.com/chosan 3月6日（木）までに回答をお願いします。 回答内容をもとに正式な日程を決定します。

「登録不要・URLをクリックするだけ」という一文を添えると、相手の心理的負担が軽くなります。

【フルバージョン例文⑤】フォームURL付きメールテンプレート

最後に、フォームURL付きの正式メール例文を紹介します。

このままコピペして社内連絡に使える実践型テンプレートです。

 件名：〇〇さん送別会 日程調整のお願い 各位 お疲れさまです。〇〇です。 〇〇さんの送別会の日程を調整しております。 以下のフォームより、ご都合の良い日をお知らせください。 【回答フォーム】https://example.com/form ＜回答期限：3月6日（木）まで＞ 候補日： ①3月10日（月）17時〜 ②3月12日（水）17時〜 ③3月14日（金）17時〜 ご協力のほど、よろしくお願いいたします。 ――――――――― 〇〇（部署名） ―――――――――

この形式は、上司や複数部署への一斉送信にも対応可能です。

本文が短く、リンクが中央に来る構成はスマートフォンでの読みやすさにも優れています。

「候補＋期限＋URL」の3点セットを意識するだけで、送別会の日程調整が一気にスムーズになります。

送別会の日程が決まった後に使える「決定連絡」例文集

日程調整が終わったら、次は「決定連絡」を送る番です。

この一報をしっかり伝えることで、参加者に安心感が生まれます。

ここでは、フォーマル・カジュアル両方の決定連絡文を紹介します。

【フルバージョン例文⑥】フォーマルな決定連絡メール

社内全体や上司を含むグループに送る場合は、落ち着いた文面を使いましょう。

「日時・場所・費用・再確認期限」の4点を明記するのが基本です。

 件名：〇〇さん送別会 日程決定のご連絡 各位 お疲れさまです。〇〇です。 〇〇さんの送別会の日程が以下の通り決まりました。 【日時】3月12日（水）17:00〜 【場所】社内多目的ルームA 【会費】無料 【備考】軽食・ソフトドリンクをご用意します ご出席いただける方は、3月8日（金）までにご返信ください。 どうぞよろしくお願いいたします。 ――――――――― 〇〇（部署名） ―――――――――

この形式は、公式行事や全体連絡に最適です。

「備考」欄を設けることで、追加情報（服装や持参物など）を柔軟に伝えられます。

【フルバージョン例文⑦】チャットでの決定報告例

カジュアルなチームの場合は、チャットで手軽に報告するのもOKです。

LINEやSlackにそのまま貼り付けられる構成にしています。

 お疲れさまです。 〇〇さんの送別会の日程が決まりました。 【日時】3月12日（水）17時〜 【場所】会議室B（社内） 【会費】なし 参加予定の方は「参加します」とリアクションお願いします。 当日が近づいたら、改めてリマインドを送ります。

チャット連絡では、1行ごとに区切ることで見やすさがアップします。

「リアクションで回答OK」という一文を添えると、すぐに反応をもらいやすくなります。

会場・会費・持ち物を明記するポイント

決定連絡では、最低限以下の3点を必ず書きましょう。

項目	理由
日時	参加可否を確定するための最重要情報
会場	集合場所や移動手段を把握しやすくする
費用	準備・確認をスムーズに進めるため

この3点が書かれていれば、受け取る側は迷わずに予定を組めます。

逆にどれかが抜けると、再確認のやり取りが増えやすくなります。

また、フォーマルでもカジュアルでも「返信期限」を書いておくのがマナーです。

この決定連絡がしっかりしていると、準備段階から「信頼できる幹事」として印象が良くなります。

つまり、決定連絡は単なる通知ではなく、参加者への気づかいそのものなのです。

オンライン送別会で使える日程調整と案内メッセージ

最近では、遠方メンバーも参加できるオンライン送別会が増えています。

ここでは、オンライン開催時に使える日程調整・案内メッセージの具体例を紹介します。

URLの共有・接続確認・時間設定の3点を押さえると、スムーズに進行できます。

【フルバージョン例文⑧】Zoom送別会の招待文

社内やチーム単位でオンライン送別会を行う場合の、基本的な案内文です。

 件名：〇〇さんオンライン送別会（Zoom）開催のご案内 各位 お疲れさまです。〇〇です。 〇〇さんのオンライン送別会を以下の通り開催いたします。 【日時】3月12日（水）17:00〜18:30 【開催方法】Zoom（URLは下記） 【参加URL】https://example.zoom.us/xxxx 当日は16:50より入室可能です。 参加可能な方は、3月8日（金）までにご返信ください。 よろしくお願いいたします。

ポイント： 時間帯を明確にし、「入室可能時刻」を明記すると混乱がありません。

【フルバージョン例文⑨】全国拠点メンバー向け連絡例

複数の拠点や部門をつなぐ場合は、時間調整と通信環境に配慮します。

下記は、全国の社員が参加するケースを想定した文例です。

 件名：〇〇さんオンライン送別会のご案内 全国の皆さま お疲れさまです。〇〇です。 〇〇さんのオンライン送別会を、以下の内容で開催いたします。 【日時】3月12日（水）17:00〜18:30 【使用ツール】Teams 【参加URL】https://example.teams.microsoft.com/xxxx 【推奨環境】社内ネットワークまたは安定した回線 事前に接続確認をされたい方は、3月11日（火）16:00〜16:10の間にお試しください。 当日の入室は10分前から可能です。

全国開催型の場合は「テスト接続の案内」を入れると安心感が生まれます。

これは、初めてオンライン会議に参加する人への思いやりとしても効果的です。

オンライン特有のトラブルを防ぐ注意点

オンライン送別会では、リアル会場と違い事前準備がカギになります。

次の3つを押さえると、全体がスムーズに進みます。

項目	ポイント
接続確認	主催者は開始15分前に入室してテストを行う
URL共有	正式URLを1つに統一し、再送時も同じリンクを使用
退出ルール	終了時間を明示し、途中退室の可否を事前に伝える

URLを複数送ると混乱の原因になるため注意が必要です。

また、事前に「通信が不安な場合は音声のみで参加可能」と添えると柔軟な印象を与えられます。

オンライン送別会は「距離を超えて感謝を伝える場」。

シンプルな連絡と少しの気づかいで、対面と変わらない温かさを作ることができます。

まとめ：送別会の日程調整も「心を伝える第一歩」

送別会の準備というと、どうしても「段取り」や「調整」という実務的なイメージが先に立ちます。

しかし、本質はそこではありません。

日程調整こそ、相手への感謝を形にする最初のステップなのです。

この記事で紹介したように、丁寧な日程案内・わかりやすい候補提示・柔らかい表現を意識するだけで、送別会の印象は大きく変わります。

そして、それを受け取る人の心にも「大切に準備してくれたんだな」という温かい気持ちが残ります。

押さえておきたいポイント	意識すべき理由
候補日を複数出す	相手の都合を尊重できる
期限を明確に伝える	全体の進行がスムーズになる
文章を丁寧に整える	誠実さと信頼感が伝わる

小さなメールやメッセージの積み重ねが、チーム全体の信頼を生み出します。

送別会の日程調整は、単なる業務連絡ではなく「人と人をつなぐ時間の設計」と考えてみてください。

その視点を持つだけで、準備の姿勢がぐっと変わります。

最後にもう一度まとめましょう。

・候補日＋期限＋返信方法を必ずセットにする

・フォーマル／カジュアルで文面を使い分ける

・返信のしやすさを意識して一文を短く

この3つを守るだけで、誰でも「気づかい上手な幹事」になれます。

そして、送別会当日を迎えるころには、きっと全員が気持ちよく送り出せる準備が整っているはずです。

丁寧な連絡こそが、最高の“ありがとう”の始まりです。