有休を取るとき、「どんなメールを送れば失礼にならないか？」と迷った経験はありませんか。
上司への事前申請、当日朝の急な連絡、家庭の事情など、あらゆるケースに対応したテンプレートを掲載しています。
さらに、信頼を得るための言葉遣い・タイミング・フォローのコツも。
この記事を読めば、誰でもすぐに使える「完璧な有休連絡メール」が書けるようになります。
有休連絡メールの基本マナーとポイント
有休を取るとき、どのように上司へメールすればいいのか迷う人は多いですよね。
この章では、相手に不快感を与えず、信頼される印象を保つための基本マナーをまとめます。
これを押さえておけば、どんなシーンでも安心して連絡できます。
なぜ「メールでの伝え方」が印象を左右するのか
メールは、あなたの印象を決める大切なコミュニケーション手段です。
特に有休の連絡は、仕事を一時的に離れる報告なので、誠実さが伝わる書き方が求められます。
丁寧・簡潔・早めの連絡が三原則です。
この3つを意識するだけで、上司や同僚の信頼度がぐっと上がります。
| ポイント | 意識する理由 |
|---|---|
| 早めの連絡 | 業務調整の時間を確保できる |
| 簡潔な文面 | 相手が短時間で理解できる |
| 丁寧な語調 | 誠実な印象を与える |
連絡タイミングと件名・宛名・署名の正しい書き方
メールを送るタイミングは、予定が決まった時点が理想です。
前もって予定している場合は1週間前、急な用件なら出勤前に連絡しましょう。
件名・宛名・署名は形式が整っているだけで、信頼感が大きく変わります。
| 項目 | 書き方の例 |
|---|---|
| 件名 | 有給休暇取得のご連絡（〇月〇日） |
| 宛名 | 〇〇部長 〇〇様 |
| 署名 | 部署名・氏名・連絡先を明記 |
件名に日付を入れると、受信者が内容を一目で理解できます。
また、署名欄を整えておくと、返信がスムーズになり、印象も良くなります。
メール作成前に確認すべき3つの準備事項
実際にメールを書く前に、次の3点を確認しましょう。
- 休みの日付と時間が確定しているか
- 自分の担当業務に支障が出ないか
- 誰に共有すべき内容か（上司のみ・チーム全体など）
この準備をしておくことで、送信後に修正や再送が必要になるリスクを防げます。
「準備してから送る」ことが、ビジネスマナーの第一歩です。
有休連絡メールの基本構成テンプレート
有休連絡メールには、決まった構成があります。
この章では、どんな状況でも使える基本の書き方を紹介します。
テンプレートを理解しておけば、どんな連絡も迷わずスマートに対応できます。
6ステップで書く基本フォーマット
有休連絡メールは、以下の6つの要素で構成されます。
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| ① 宛名 | 上司や関係者の氏名・役職を明記 |
| ② 挨拶 | 「お疲れさまです」などの一言を入れる |
| ③ 要件 | 有休を取る日と理由を簡潔に伝える |
| ④ 業務対応 | 引き継ぎや作業状況の共有をする |
| ⑤ 締めの言葉 | 「ご確認のほどよろしくお願いいたします」などで締める |
| ⑥ 署名 | 部署名・氏名・連絡先を記載 |
この流れを守ると、丁寧で読みやすいメールになります。
文例テンプレート（汎用版＋丁寧版）
まずは、どんな職場でも使いやすい「汎用版」と「丁寧版」を紹介します。
【汎用版テンプレート】
件名：有給休暇取得のご連絡（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 私用のため、〇月〇日（△）に有給休暇を取得させていただきたくご連絡いたしました。 当日の業務については、前日までに引き継ぎを完了いたします。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 ―――――――――― 〇〇課 △△（フルネーム） 内線：0000 メール：xxxxx@example.com ――――――――――
【丁寧版テンプレート】
件名：有給休暇取得のお願い（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 誠に恐縮ですが、〇月〇日（△）に私用のため有給休暇を取得させていただきたくお願い申し上げます。 業務への影響がないよう、事前に引き継ぎを完了させていただきます。 お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――― 〇〇課 △△（フルネーム） ――――――――――
テンプレートを状況に応じて使い分けることが大切です。
直属の上司へは丁寧版、同僚やチーム宛には汎用版がおすすめです。
相手別に使い分ける言葉遣い（上司・同僚・チーム宛）
相手によって、言葉遣いを少し変えるとより自然な印象になります。
| 相手 | 文面のポイント | 例文 |
|---|---|---|
| 上司宛 | 敬語を重ねず、丁寧に | 「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」 |
| 同僚宛 | 軽すぎず、協力をお願いする形 | 「当日はご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いします。」 |
| チーム宛 | 全体への共有として明るく簡潔に | 「〇月〇日に有給を取得いたします。ご確認をお願いします。」 |
誰に向けたメールかを意識するだけで、受け取る印象は大きく変わります。
状況別「有休連絡メール」文例集【例文中心】
ここでは、有休を連絡するさまざまなシーン別に、すぐに使えるメール文例を紹介します。
それぞれの状況に合わせて「簡潔版」「丁寧版」「フルバージョン」を掲載しています。
コピペして日付や名前を変えるだけで、そのまま使える構成です。
① 事前に申請する場合の例文3選
事前に予定がわかっている場合は、早めの連絡が基本です。
ここでは、一般的な申請、フォーマルな申請、そしてすべてを含んだフルバージョンを紹介します。
【簡潔版】
件名：有給休暇取得のご連絡（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 私用のため、〇月〇日（△）に有給休暇を取得させていただきたくご連絡いたしました。 よろしくお願いいたします。
【丁寧版】
件名：有給休暇取得のお願い（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 誠に恐縮ですが、〇月〇日（△）に私用のため有給休暇を取得させていただきたくお願い申し上げます。 業務への影響がないよう、前日までに引き継ぎを完了いたします。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
【フルバージョン】
件名：有給休暇取得のお願い（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 〇月〇日（△）に私用のため、有給休暇を取得させていただきたくお願い申し上げます。 当日の業務は、前日までに〇〇さんへ引き継ぎを完了いたします。 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――― 〇〇課 △△（フルネーム） 内線：0000 メール：xxxxx@example.com ――――――――――
② 当日朝に体調不良で休む場合の例文3選
急な休みの場合は、簡潔に要点を伝えるのがポイントです。
【簡潔版】
件名：本日の有給休暇取得のご連絡（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 体調不良のため、本日（〇月〇日）は有給休暇を取得させていただきたくご連絡いたします。 よろしくお願いいたします。
【丁寧版】
件名：本日の有給休暇取得のお願い（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 誠に恐縮ですが、体調がすぐれないため、本日（〇月〇日）有給休暇を取得させていただきます。 ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
【フルバージョン】
件名：本日の有給休暇取得のお願い（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 本日、体調が優れないため、有給休暇を取得させていただきます。 担当の〇〇業務につきましては、〇〇さんへ状況を共有済みです。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 ―――――――――― 〇〇課 △△（フルネーム） ――――――――――
③ 子どもの行事や家庭の事情で休む場合の例文3選
家庭の事情に関する内容は、詳細を書きすぎないことがポイントです。
【簡潔版】
件名：有給休暇取得のご連絡（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 家庭の事情により、〇月〇日（△）に有給休暇を取得させていただきます。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
【丁寧版】
件名：有給休暇取得のお願い（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 家庭の都合により、〇月〇日（△）に有給休暇を取得させていただきたくお願い申し上げます。 前日までに業務の引き継ぎを完了いたします。 どうぞよろしくお願いいたします。
【フルバージョン】
件名：有給休暇取得のお願い（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 〇月〇日（△）に家庭の事情で有給休暇を取得させていただきます。 業務の引き継ぎは前日までに完了し、緊急時の対応については〇〇さんに依頼しております。 何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――― 〇〇課 △△（フルネーム） ――――――――――
④ 急な私用・トラブル対応で休む場合の例文3選
急用の場合も、具体的な理由を書きすぎず、誠実なトーンで伝えます。
【簡潔版】
件名：有給休暇取得のご連絡（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 急な私用のため、〇月〇日（△）に有給休暇を取得いたします。 よろしくお願いいたします。
【丁寧版】
件名：有給休暇取得のお願い（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 急な所用のため、〇月〇日（△）に有給休暇を取得させていただきます。 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
【フルバージョン】
件名：有給休暇取得のお願い（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 急な私用により、〇月〇日（△）に有給休暇を取得させていただきます。 担当業務については、前日までに対応を完了しております。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 ―――――――――― 〇〇課 △△（フルネーム） ――――――――――
⑤ 複数日にわたる休暇・連休前後の申請例文3選
複数日休む場合は、休暇期間を明確に書き、業務の対応についても触れておきましょう。
【簡潔版】
件名：有給休暇取得のご連絡（〇月〇日〜〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 〇月〇日（△）から〇月〇日（△）まで有給休暇を取得いたします。 よろしくお願いいたします。
【丁寧版】
件名：有給休暇取得のお願い（〇月〇日〜〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 〇月〇日（△）から〇月〇日（△）まで、私用のため有給休暇を取得させていただきたくお願い申し上げます。 期間中の業務は事前に対応を完了いたします。 何卒よろしくお願いいたします。
【フルバージョン】
件名：有給休暇取得のお願い（〇月〇日〜〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 〇月〇日（△）から〇月〇日（△）までの間、有給休暇を取得させていただきたくお願い申し上げます。 期間中の担当業務は、〇〇さんへ引き継ぎを済ませております。 ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――― 〇〇課 △△（フルネーム） ――――――――――
この章の文例を使えば、どんなシーンでも安心して有休連絡メールを作成できます。
フルバージョン例文集【完全保存版】
この章では、シーン別に「件名・宛名・本文・署名」までをすべて含んだフルバージョン例文を紹介します。
フォーマルな職場向け、フレンドリーなチーム向け、そして英語対応の3タイプを掲載しています。
文面の雰囲気や職場文化に合わせて選ぶと自然に使えます。
フォーマル（上司・役職者宛）
上司や管理職宛のメールでは、言葉遣いを丁寧にし、誠意が伝わる構成にするのが基本です。
件名：有給休暇取得のお願い（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 誠に恐縮ですが、〇月〇日（△）に私用のため有給休暇を取得させていただきたくお願い申し上げます。 業務への影響がないよう、前日までに担当案件の引き継ぎを完了いたします。 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。 ―――――――――― 〇〇課 △△（フルネーム） 内線：0000 メール：xxxxx@example.com ――――――――――
役職者宛には、敬語を重ねすぎず自然な言葉でまとめるのがポイントです。
カジュアル（上司＋チーム宛）
上司とチームメンバーを同時に宛先に入れる場合は、かしこまりすぎない柔らかいトーンにします。
件名：有給休暇取得のご連絡（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長、各位 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 〇月〇日（△）に私用のため、有給休暇を取得させていただきます。 業務に支障がないよう、前日までに対応を完了させております。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 ―――――――――― 〇〇課 △△（フルネーム） ――――――――――
チーム宛メールでは、簡潔さと共有のしやすさを重視しましょう。
英語版（海外チーム・外資系企業向け）
海外とのやり取りがある職場では、英語での連絡も必要になることがあります。
ここでは、シンプルで丁寧な英語例文を紹介します。
Subject: Notice of Paid Leave (Month/Day) Dear [Manager's Name], This is [Your Name] from [Department Name]. I would like to inform you that I will take a paid leave on [Month/Day] for personal reasons. All related tasks will be completed before my absence. Thank you for your understanding. Best regards, [Your Name] [Department Name] Extension: 0000 Email: xxxxx@example.com
海外チーム宛の場合も、短く・明確に・礼儀正しくが基本です。
| タイプ | 特徴 | おすすめの場面 |
|---|---|---|
| フォーマル | 丁寧で正式な文体 | 上司や役職者への申請 |
| カジュアル | やや柔らかい口調 | チームや同僚への共有 |
| 英語版 | 短く明快な英語表現 | 海外チームや外資系企業 |
目的や相手に合わせて使い分けることで、伝わり方がよりスムーズになります。
メール以外での有休連絡マナー
有休の連絡は基本的にメールで行いますが、状況によってはほかの手段を使う方が適切な場合もあります。
この章では、メール以外の連絡手段を使う際のマナーと文例を紹介します。
どんな状況でも誠実に伝えられるよう、落ち着いた対応を意識しましょう。
メールと電話を併用するべきシーン
急な連絡や、メールだけでは伝わりにくい場合は電話も併用しましょう。
特に出勤当日の連絡や、相手の確認が必要なケースでは口頭での伝達が確実です。
| 状況 | 連絡手段 |
|---|---|
| 当日朝の急な連絡 | 電話＋メール（両方） |
| 重要な業務を担当している場合 | 電話＋メール |
| 事前申請で内容を残したい場合 | メールのみ |
電話で伝えた後にメールを送ることで、記録として残すことができます。
電話で伝えるときの文例と話し方のコツ
電話では、簡潔に理由と日付を伝え、相手の都合を考慮した話し方を心がけましょう。
【電話での伝え方例】
「おはようございます。〇〇課の△△です。 本日、体調がすぐれないため、お休みをいただきたくご連絡いたしました。 ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」
伝えるポイントは以下の3つです。
- まず自分の名前と所属を名乗る
- 休みの理由と日付を簡潔に伝える
- 相手の負担を気づかう一言を添える
長く話すより、落ち着いたトーンで端的に伝える方が印象が良くなります。
Teams・Slackなどチャットツールでの伝え方例
社内ツールを使う場合も、丁寧な文面を意識しましょう。
カジュアルな場であっても、社内共有として残るメッセージなので、ビジネスライクな表現が基本です。
【チャットでの連絡例】
〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 本日、有給休暇を取得させていただきます。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
短文でも丁寧さを保つことで、信頼を損なわずに連絡ができます。
| 手段 | 特徴 | ポイント |
|---|---|---|
| 電話 | 即時性が高く、確実に伝わる | 落ち着いた口調で伝える |
| メール | 記録が残る・丁寧さが伝わる | 本文を簡潔にまとめる |
| チャット | スピーディで共有しやすい | 丁寧な言葉遣いを維持 |
状況に応じて手段を使い分けることで、よりスムーズな連絡が可能になります。
「相手がすぐに確認できる方法」で伝えるのが、最も大切なマナーです。
有休連絡でやりがちなNG行動と回避法
せっかく丁寧に連絡しても、ちょっとした行動や言葉遣いで印象を下げてしまうことがあります。
この章では、ありがちなミスとその回避法を紹介します。
知らずにやってしまうNG行動を避けることで、信頼を保ちながら休暇を取ることができます。
遅すぎる連絡・軽すぎる言葉遣い
最も多い失敗は「連絡が遅い」ことです。
当日朝の出勤時間直前や、勤務開始後にメールを送ると、相手の予定に影響を与えてしまいます。
有休連絡は早め・簡潔・正確が基本です。
| NG例 | 改善例 |
|---|---|
| 「すみません、今日ちょっとお休みします。」 | 「体調がすぐれないため、本日有給休暇を取得させていただきます。」 |
| 「急ですみません、明日休みます。」 | 「急な私用のため、明日有給休暇を取得させていただきます。」 |
口語的・カジュアルな表現は避け、正式な文面を意識しましょう。
理由の書きすぎ・言い訳調の表現
有休は正当な権利なので、詳細な理由を説明する必要はありません。
むしろ、個人的な事情を細かく書きすぎると、かえって相手に気を使わせてしまうことがあります。
【NG例】
「家庭の都合で、子どもの学校行事と親の用事が重なってしまい…」
【改善例】
「家庭の事情により、〇月〇日に有給休暇を取得させていただきます。」
「簡潔で礼儀正しい」文面が最も印象が良いです。
誤解を招く表現を避けるための注意点
少しの言葉の違いでも、受け取り方が変わることがあります。
誤解を招きやすい表現は避け、誰が読んでも明確な文章にしましょう。
| 避けたい表現 | おすすめの言い回し |
|---|---|
| 「すみませんが休みます」 | 「有給休暇を取得させていただきます」 |
| 「急ですみません」 | 「急なご連絡となり恐縮ですが」 |
| 「連絡遅くなりました」 | 「直前のご連絡となり申し訳ありません」 |
「謝る」より「丁寧に伝える」姿勢の方が印象は良くなります。
また、件名や宛先を間違えるのも避けたいミスです。
送信前に以下のチェックをしておきましょう。
- 宛先・CC・BCCの設定は正しいか
- 件名に日付を入れているか
- 署名欄が整っているか
丁寧さと確認を習慣にすることで、信頼を損なわない連絡ができます。
信頼される有休連絡のコツと心がけ
有休の連絡は、ただ「休みます」と伝えるだけではありません。
上司やチームに安心感を与え、信頼を積み重ねるチャンスでもあります。
この章では、印象を良くするためのコツと、信頼される対応のポイントを紹介します。
早めの報告で印象を良くする方法
有休の連絡で最も重要なのは「タイミング」です。
予定が分かった段階で早めに伝えることで、上司や同僚がスケジュールを調整しやすくなります。
【良い例】
件名：有給休暇取得のご連絡（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 〇月〇日（△）に私用のため、有給休暇を取得させていただきたくご連絡いたしました。 業務の進行に支障が出ないよう、事前に引き継ぎを行います。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
早めの連絡＝相手への思いやりです。
特にチームで働く場合、少し早めの報告が信頼を生む第一歩になります。
| タイミング | 理想の連絡時期 |
|---|---|
| 事前申請 | 1週間〜10日前 |
| 突発的な理由 | 出勤前の朝 |
| 複数日休暇 | 2週間前までに |
引き継ぎを丁寧に行うと評価が上がる理由
有休中に仕事が滞らないよう、引き継ぎを明確にしておくと信頼度が上がります。
特に上司は「安心して休めるように段取りしている人」を高く評価します。
【引き継ぎメールの例】
件名：有休取得に伴う業務引き継ぎのご連絡（〇月〇日） 〇〇部〇〇課 〇〇部長、〇〇さん お疲れさまです。〇〇課の△△です。 〇月〇日（△）に有給休暇を取得予定のため、以下の内容を事前に引き継ぎいたします。 ・担当案件A：進行中（〇〇さんへ引き継ぎ済み） ・案件B：完了報告済み ・問い合わせ対応：当日は〇〇さんに依頼予定 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
引き継ぎ内容は箇条書きにして、誰が見ても分かる形にするのが理想です。
メール後の一言フォローが生む好印象
有休を取ったあと、復帰時に一言フォローを入れると印象がさらに良くなります。
たった数行のメッセージでも、丁寧な人柄が伝わります。
【復帰後のフォローメール例】
件名：昨日の有休について（ご報告） 〇〇部〇〇課 〇〇部長 お疲れさまです。〇〇課の△△です。 昨日は有給休暇をいただきありがとうございました。 本日より通常勤務に戻っております。 何か引き継ぎ事項などございましたら、お知らせください。
「休んだあとに一言添える」だけで、職場での信頼が格段に高まります。
| 行動 | 相手に伝わる印象 |
|---|---|
| 早めの連絡 | 誠実で段取りが良い |
| 丁寧な引き継ぎ | 責任感がある |
| 復帰時のフォロー | 気配りができる |
どれも難しいことではありませんが、意識するだけで信頼度が大きく変わります。
「休み方」にこそ、その人の仕事の丁寧さが表れます。
まとめ｜有休連絡メールは「早く・丁寧・簡潔」が鉄則
有休連絡メールは、社会人なら誰もが一度は送る大切なビジネスコミュニケーションです。
たとえ短いメールでも、書き方やタイミングによって印象は大きく変わります。
最後に、これまでのポイントを簡潔に振り返りましょう。
| ポイント | 意識する内容 |
|---|---|
| 早めの連絡 | 相手の予定を尊重し、余裕をもって伝える |
| 丁寧な表現 | 「〜させていただきます」「よろしくお願いいたします」を基本に |
| 簡潔な文面 | 日付・理由・引き継ぎの3点に絞る |
| 状況に応じた対応 | 事前・当日・急用で内容を使い分ける |
| フォロー | 休暇後に一言添えると印象アップ |
有休を取ることは当然の権利ですが、その伝え方ひとつで「信頼できる人」と思われるかどうかが決まります。
早く・丁寧に・簡潔に──それが、相手にも自分にも気持ちの良い休暇の取り方です。
この記事を参考に、自信をもって有休連絡メールを作成してみてください。
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